03 / procesy i integracje
Pracownicy przepisują te same dane między systemami.
Zamówienie, faktura, stan magazynu, status wysyłki: te same dane wędrują między ERP, magazynem, CRM i sklepem. Problem jest pomiędzy systemami, nie w branży. Diagnozujemy przepływ, a potem projektujemy i wdrażamy połączenia lub brakujące narzędzia.
Pierwsze wnioski w ok. 5 dni roboczych, nie tygodni.
zakres
Co sprawdzamy
Jakie systemy działają w firmie
I które z nich faktycznie ze sobą rozmawiają.
Co ludzie robią ręcznie
Mapujemy czynności, które da się zautomatyzować, i liczymy ich koszt.
Gdzie dane się rozjeżdżają
Stany, ceny, statusy: miejsca, w których systemy pokazują co innego.
Co da się spiąć bez wymiany systemów
Integracje na istniejącym oprogramowaniu, bez rewolucji.
typowe miejsca
Gdzie najczęściej ginie czas
Sześć czynności, które w większości firm wciąż robi człowiek.
Przepisywanie zamówień z maila do ERP
Najczęstsze źródło pomyłek w ilościach i cenach.
Eksport do Excela na potrzeby raportów
Raport gotowy w poniedziałek opisuje ubiegły tydzień.
Ręczne statusy wysyłek dla klientów
Handlowiec zamiast sprzedawać, sprawdza paczki.
Wystawianie faktur na podstawie zamówień
Podwójna praca i ryzyko rozbieżności.
Aktualizacja stanów w sklepie
Sprzedajesz towar, którego już nie ma.
Przenoszenie danych klienta do CRM
Historia klienta rozproszona w kilku miejscach.
wynik
Mapa, priorytety i realny plan
mapa
Mapa przepływu danych między wszystkimi systemami
zwrot
Lista procesów do automatyzacji uszeregowana według zwrotu z inwestycji
plan
Szacunek czasu i kosztu wdrożenia dla każdej pozycji
Ottimale.io
raport procesów
Firma przykładowa sp. z o.o
| Czynność | Godzin tygodniowo | Zwrot |
|---|---|---|
| Przepisywanie zamówień z maila do ERP | pomiar | wysoki |
| Ręczne statusy wysyłek | pomiar | wysoki |
| Eksport do Excela pod raporty | pomiar | średni |
plan wdrożenia
- etap 1Import zamówień do ERP
- etap 2Statusy wysyłek do klienta automatycznie
- etap 3Raporty z danych źródłowych
Dane przykładowe.
wdrożenie u klienta
Siedem systemów, jeden przepływ
W firmie handlowej, dla której prowadziliśmy ten projekt, spięliśmy ERP, magazyn, CRM, sklep internetowy, płatności, kurierów i e-fakturowanie. Zamówienie przechodzi do faktury i wysyłki automatycznie. Kanał e-commerce uruchomiliśmy bez zatrudniania dodatkowych osób w administracji.
7
systemów w jednym przepływie
0
ręcznych kroków od zamówienia do wysyłki
0
nowych etatów przy starcie e-commerce
doświadczenie
Co już zrobiliśmy w tym obszarze
Zapytanie B2B prosto do oferty
Zapytanie ze strony trafia do CRM, jest kwalifikowane i zamienia się w gotową ofertę w generatorze, bez przepisywania danych.
Zobacz realizacjęWewnętrzny asystent AI dla pracowników
Pracownicy sprzedaży, magazynu i finansów pytają asystenta o procedury i systemy, zamiast odrywać od pracy dział IT.
Krótsza realizacja zamówień
Zamówienie przechodzi ze sklepu przez ERP i magazyn do kuriera automatycznie, bez ręcznego przenoszenia dokumentów.
Zobacz realizacjęMniej błędów w operacjach
Dane wpisuje się raz. Systemy wymieniają je same, więc znikają pomyłki w adresach, stanach i dokumentach.
realizacje
Jak to wyglądało w praktyce
realizacja 03
Weryfikacja klientów B2B i dostęp do oferty hurtowej
Wzorzec: Status klienta w jednym systemie steruje jego uprawnieniami w pozostałych.
Ceny hurtowe widzi tylko zweryfikowana firma, a dostęp nadaje się z poziomu CRM, bez ręcznego zakładania kont.
Zobacz realizację
realizacja 04
Analiza ofert dostawców z pomocą AI
Wzorzec: Sprowadzenie różnych formatów do wspólnej struktury pozwala porównywać dane przed decyzją.
Oferty w PDF, arkuszach i mailach sprowadzone do jednej tabeli i porównane przed decyzją zakupową.
Zobacz realizację
realizacja 08
Stany magazynowe bez ręcznej aktualizacji
Wzorzec: Zmiany w systemie źródłowym automatycznie aktualizują dane używane w pozostałych kanałach.
Stan z magazynu trafia do ERP i sklepu automatycznie, więc sklep nie sprzedaje towaru, którego nie ma.
Zobacz realizację
przebieg
Jak przebiega audyt
01
Rozmowa i zakres
Ustalamy zakres: które systemy i procesy sprawdzamy w pierwszej kolejności.
02
Audyt
Pierwsze wnioski po ok. 5 dniach roboczych, pełny obraz w 2 do 3 tygodni.
03
Lista zmian
Dostajesz konkretne zmiany ułożone według wpływu, opisane tak, żeby dało się je wdrożyć bez naszego udziału.
04
Sprawdzamy, czy zmiany działają
Zmiany wdrażasz własnym zespołem lub z inną firmą. Po 30 dniach wracamy, sprawdzamy wdrożone punkty i potwierdzamy, co działa, a co wymaga poprawy.
pytania
Najczęstsze pytania
Zwykle nie. Najpierw szukamy sposobów, by spiąć to, co już działa. Wymianę rekomendujemy tylko wtedy, gdy integracja kosztowałaby więcej niż nowy system.
Systemy ERP, WMS, CRM, platformy e-commerce, bramki płatności, kurierów, e-fakturowanie i narzędzia marketingowe. Liczy się to, czy system udostępnia dane, a nie jego marka.
Jedno i drugie. Audyt jest w pakietach Basic i Standard, wdrożenie i opieka w pakiecie Enterprise.
Zależy od liczby systemów i procesów. Po audycie dostajesz wycenę każdej pozycji osobno, żebyś mógł zacząć od tych z największym zwrotem.
Tak. Każdy punkt opisujemy tak, żeby Twój zespół lub agencja mogli go wdrożyć samodzielnie. Po 30 dniach wracamy i sprawdzamy, czy zmiany działają. Nadzór nad wdrożeniem możemy też poprowadzić w ramach pakietu Enterprise.
Nie. Szukamy połączeń między tym, co już masz. Wymianę systemu proponujemy tylko wtedy, gdy obecnego nie da się połączyć, a ręczna praca kosztuje więcej niż zmiana.
Audyt procesów jest częścią pakietów Standard i Enterprise
Obejmuje mapę przepływu danych, listę automatyzacji i szacunek wdrożenia.
zamówienie
Zamów audyt procesów
W ciągu jednego dnia roboczego odezwiemy się z wyceną i propozycją terminu rozmowy.